Delegowanie zadań wirtualnej asystentce, jak dobrze rozpocząć współpracę?

 

 

Delegowanie zadań jest rodzajem działania, świadomości Twoich celów, planów oraz otaczających Cię problemów. Jest optymalizacją wykonywanej przez Ciebie pracy i maksymalizacją efektów rozłożoną w czasie. Jednakże dla wielu osób wciąż jest procesem problematycznym, kojarzącym się z oddaniem swojej władzy. W żadnym przypadku delegowanie nie jest formą słabości, wręcz przeciwnie jest świadomą strategią, która przyczynia się do Twojego rozwoju.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Kiedy rozpocząć współpracę z Wirtualną Asystentką? 

 

Jeżeli czytasz ten wpis, zapewne lista Twoich zadań każdego dnia jest tak długa, że zastanawiasz się nad rozpoczęciem delegowania zadań wirtualnej asystentce.

Dlatego przygotowałam dla Ciebie, krótki poradnik, w którym dowiesz się jak zacząć sprawne przekazywanie zadań wirtualnej asystentce. Przekonasz się również, że korzystanie z pomocy wirtualnej asystentki nie jest wcale trudne, a przynosi wiele korzyści. Zanim jednak przejdę do sedna sprawy, chcę zatrzymać się na chwilę.

Zastanów się, jakie obowiązki wykonujesz każdego dnia, oraz przeanalizuj konsekwencję ich nieterminowego zrealizowania.

Widzisz, wszystkie te zadania o których pomyślałaś są konieczne do uzyskania końcowego rezultatu. Zgodzisz się ze mną również, że wiele z nich to sprawy które są czasochłonne i monotonne lub po prostu ich nie lubisz.

Właśnie ta część Twoich codziennych biznesowych spraw, wymaga delegowania, byś Ty mogła skupić się na najważniejszych dla Ciebie działaniach.

 

 

2. Najważniejsze korzyści, które osiągniesz dzięki delegowaniu.

 

  • Zajmiesz się sprawami kluczowymi dla Ciebie i Twojego Biznesu.

  • Oszczędzisz czas, który wykorzystasz w dowolny sposób.

  • Oszczędzisz pieniądze, gdyż nie zatrudniasz etatowego pracownika.

  • Unikniesz rozpraszaczy i natłoku obowiązków.

  • Uwolnisz się od nadmiaru czasochłonnych zadań, jednocześnie podnosząc jakość Twojego Biznesu.

 

3. Największe opory podczas delegowania, czyli wszystko co siedzi w głowie szefa. 

 

  • Zrobię wszystko najlepiej, nie ma nikogo oprócz mnie kto zrobi to lepiej

  • Dokładnie wiem co muszę zrobić i kiedy.

  • Co pomyślą inni zawsze radziłam sobie sama.

  • Nie mam czasu na wdrożenie wirtualnej asystentki.

  • Nie wiem, gdzie mam szukać odpowiedniej osoby.

  • Brakuje mi zaufania, aby komuś powierzyć swój biznes.

 

4. Jak rozpocząć delegowanie zadań?

 

Z mojego doświadczenia wynika, że proces delegowania u przedsiębiorców rozpoczyna się, gdy mają coraz więcej pracy i niedostatecznej ilości czasu na wykonanie najistotniejszych zadań. Każdy dzień w życiu przedsiębiorcy przynosi nową listę spraw. Jeżeli jest wykonana w danym dniu, to połowa sukcesu. Tutaj jednak warto zastanowić się jaki koszt energetyczny został poniesiony do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów. Trudności pojawiają się szczególnie wówczas, gdy wraz z natłokiem prac obowiązki się mnożą,a lista robi się coraz dłuższa. Co przyczynia się do spadku produktywności, a w efekcie stajesz się wiecznie zajęty i sfrustrowany.

 

 

Odpowiednie przygotowanie

 

Jeżeli chcesz nawiązać współpracę z wirtualną asystentką, musisz przygotować się do tematu delegowania z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym. Jeśli to możliwe deleguj tak wcześnie, jak to możliwe! Dobre przygotowanie to ogromne wsparcie w wielu sytuacjach, unikniesz niepotrzebnego stresu i napięcia. A jak wiadomo stres to zły doradca, który może

zaburzyć funkcjonowanie części mózgu związanych z pamięcią i planowaniem.

Warto wybrać odpowiedni dla siebie czas, aby efektywnie przekazać swój nadmiar obowiązków.

 

Ustal listę codziennych obowiązków, które możesz i chcesz oddelegować.

 

Jeśli zdecydujesz się na delegowanie zadań wirtualnej asystentce, zachęcam Cię abyś solidnie się przygotowała. Odpowiedź sobie na pytanie, jaki cel chcesz osiągnąć i jak asystentka może pomóc Ci go realizować? Wypisz wszystkie zadania, które pojawiają się w Twojej firmie każdego dnia. Jeśli zastanawiasz się, w jakich obszarach wirtualna asystentka może Cię wesprzeć, pobierz przykładową listę zadań wirtualnej asystentki. Następnie pogrupuj je na te, które wymagają Twojego wykonania i te które możesz z łatwością oddelegować.

 

W celu odpowiedniego sformułowania zadań, zachęcam Cię do wypróbowania planera zadań dla wirtualnej asystentki, który pomoże Ci określić Twoje aktualną listę czynności.

 

 

Przygotuj instrukcję pracy i zarezerwuj swój czas na przekazanie niezbędnych informacji wirtualnej asystentce.

 

O ile, wszystkie czynności, które wykonujesz są dla ciebie jasne i przejrzyste, dla wirtualnej asystentki przygoda z nimi dopiero się rozpoczyna. Krótko mówiąc przygotuj zbiór reguł dotyczących sposobu wykonywania zleconego zadania. Tworząc jasna instrukcje pracy, wielu błędów możesz uniknąć. Wskażesz również swojej asystentce jak wykonywać pracę, jaki styl pracy prezentujesz oraz jakie są Twoje wymagania. Jeśli masz konkretne preferencje odnośnie co do sposobu wykonywania zadań, wypisz je.

Pamiętaj ze początki współpracy wymagają odpowiedniego wdrożenia i przekazaniu wielu informacji, dlatego zarezerwuj swój czas.

 

Wybierz odpowiednie kanały komunikacji.

 

Już na samym początku współpracy, ustal ze swoja asystentka odpowiednie kanały komunikacji. Jak wiadomo dobra komunikacja w biznesie to podstawa skutecznego funkcjonowania i efektywnego zarządzania.

 

Zwróć uwagę na wszystkie kwestie dotyczące:

 

  • preferowanych kanałów komunikacji (email, Facebook, Skype czy tel),

  • preferowanych godzin i dni kontaktu,

  • kontakt w sytuacjach nadzwyczajnych, wymagających pilnej konsultacji

  • czy będziesz upoważniać osoby ze swojego zespołu, które mogą kontaktować się z Twoją wirtualna asystentka w celu realizacji niektórych zadań?

  • czas odpowiedzi wirtualnej asystentki na Twoje zadania i pytania,

 

Przekazywanie pierwszych zadań, rozpocznij od metody małych kroków.

 

Z delegowaniem zadań jest jak z bieganiem. Nagłe wyrwanie organizmu do ciężkiego treningu, przyczyni się tylko do ogromnego zmęczenia i bólu. Co w rezultacie spowoduje Twoją rezygnację z podjętych działań. Ważne jest, aby delegowanie zadań dostosować do Twoich możliwości czasowych i predyspozycji. Gdy zyskasz pewność, że rozumiesz się z asystentką w tym samym języku stopniowo poszerzaj zakres obowiązków. Powyższe kwestie są szczególnie ważne dla zachowania porządku i uniknięcia niepotrzebnych błędów.

 

Okaż wsparcie i zaufanie

 

Okaż zaufanie i wsparcie, gdyż są to kluczowe elementy układanki. Ważne jest, aby wirtualna asysta mogła na ciebie liczyć w przypadku pojawiających się trudności czy problemów. Jeżeli model współpracy nie jest oparty na zaufaniu to wdrożyć się go po prostu nie da. Zapewniam Cię, że każdy prowadząc swój biznes dba o dobrą opinię. Wirtualna asystentka również o nią dba, gdyż jakość Twojego Biznesu ma wpływ rozwój jej biznesu. Zazwyczaj podczas wstępnej konsultacji, omawiane są najistotniejsze elementy współpracy, w tym sposoby rozliczania pracy. W moim przypadku jednym z programów umożliwiających mi skrupulatne rozliczenie wykonanych prac jest Toggl.

Dzięki temu posiadam rejestr wykonanych zleceń i wykorzystany czas, a Klient.

 

 

Uzgodnij deadline i zasady oceny wykonanego zadania

 

Przedstaw jasny cel zadania i zadbaj o odpowiedni przekaz. Udzielaj możliwie szczegółowych informacji na temat specyfiki danego zadania. Delegując mów jasno, konkretnie i zrozumiale. Jeżeli coś ma być wykonane w danym terminie określ to, wytyczając granicę czasową, przed jaką dana czynność ma zostać wykonana.

 

Określ zasady oceny zadania (pomocne mogą być poniższe punkty)

 

  • ilość wykonanej pracy w określonych ramach czasowych,

  • jakość wykonanych zleceń i terminowość,

  • koszty realizacji zadań i czas realizacji poszczególnych etapów,

  • ilość pozyskanych benefitów.

 

Pozwól sobie zadawać pytania

 

Jeżeli coś budzi Twoje wątpliwości lub chcesz dostarczyć dodatkowych niezbędnych informacji kontaktuj się ze swoją wirtualną asystentką. Zaburzenia w komunikacji i niedomówienia, mogą zniszczyć całą współpracę.

 

Skup się na zasadniczej sferze swojego Biznesu

 

Delegując zadania wirtualnej asystentce przekazujesz część twoich obowiązków, które odbierały Ci dotychczas cenny czas. Pamiętaj, że wirtualna asystentka działa na zapleczu Twojego Biznesu i dołoży wszelkich starań, aby jej działania przyniosły pożądany efekt.

Zlecając zadania zyskujesz przestrzeń i spokojną głowę do pracy. Nie musisz zastanawiać się nad zleconymi zadaniami, skupisz całą uwagę na biznesie i faktach.

Właśnie do tego sprowadza się cała istota mojej działalności. Pracując w tle, odciążam Cię z czasochłonnych i monotonnych zadań.

 

 

5.Podsumowanie 

 

Delegowanie zadań przyniesie najlepsze efekty gdy odpowiednio się do tego przygotujesz. 

Niech będzie to dla Ciebie proces spokojny i przemyślany. Wtedy zyskasz pewność, że wszystko co chcesz przekazać zostanie właśnie przekazane. Nie bój się zadawać pytań, a wszelkie wątpliwości rozwiązuj tu i teraz. Mam nadzieje, że mój artykuł okaże się dla Ciebie pomocny i nawiążesz owocne długofalowe współprace z wirtualną asystentką. 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Może Cię zainteresować

NAJNOWSZE WPISY

 

 

Jak przetrwać kryzys?

21 kwietnia 2020 r.

 

Profil zaufany.

6 kwietnia 2020 r.

 

Skuteczna rekrutacja w małej firmie, jak ją przeprowadzić?

6 marca 2020 r.


Korzyści ze współpracy z wirtualną asystentką!

6 luty 2020 r.

Paulina Markowska-Konarczyk

 

Asystentka w Twoim Biznesie

601-232-788

biuro@asystentkawtwoimbiznesie.pl

 

ul.Wandy Rutkiewicz 14

62-030 Luboń

 

Polityka prywatności

 

 

Twój e-mail:
Treść wiadomości:
Wyślij
Wyślij
Formularz został wysłany - dziękujemy.
Proszę wypełnić wszystkie wymagane pola!

Jak przetrwać kryzys? 

21 kwietnia 2020 r.

Profil zaufany

 6 kwietnia 2020 r.

Rekrutacja w małej firmie.

6 marca 2020 r.